Organisatie

Conflictanalyse en bemiddeling

Werknemers zijn het menselijke kapitaal van een organisatie. Zij zijn onderdeel van vele bedrijfsprocessen en treden regelmatig naar buiten als het gezicht van de organisatie. Een tevreden, gemotiveerde en enthousiaste werknemer is voor een onderneming daarom van groot belang. Het kan echter voorkomen dat een werknemer niet meer functioneert zoals dit van hem verwacht wordt, er worden fouten gemaakt, het enthousiasme is verdwenen, collega’s kunnen niet meer met de betreffende persoon samenwerken, de doelstellingen worden niet meer behaald, klanten worden onjuist behandeld, etc. Dat kan diverse oorzaken hebben, zoals een wijziging in de teamsamenstelling, wijziging in taken en verantwoordelijkheden, vasthouden aan een leiderschapsstijl die niet meer bij de huidige tijd past, problemen in de privésfeer, etc.

Wanneer deze situatie zich voordoet is er sprake van oplopende spanningen en/of een conflict. En in de meeste gevallen is er sprake van een wederzijdse ontevredenheid tussen werkgever en werknemer, die langzaam van kwaad tot erger wordt. Het is zaak om snel, adequaat en in een zo vroeg mogelijk stadium te handelen om te voorkomen dat het conflict onomkeerbaar wordt en resulteert in een gang naar de rechter. Tijdige signalering en een proactieve aanpak is essentieel en biedt voor beide partijen de beste oplossing. Het inschakelen van een onafhankelijke derde kan beide partijen op weg helpen naar een oplossing waar nog niet eerder bij stilgestaan is.

Speciale aanpak bij conflicten
Rondagroep heeft veel ervaring met dergelijke vraagstukken en een speciale aanpak ontwikkeld dat raakvlakken heeft met de mediation technieken zoals deze toegepast worden door advocaten en mediators, aangevuld met technieken uit psychologie en organisatieverandering. Het verschil van onze bemiddeling t.o.v. mediation ligt in een actievere aanpak, wij treden niet alleen op als facilitator van het gesprek maar nemen ook actief deel en dragen mogelijke oplossingen aan.

Conflictanalyse en bemiddeling past bij deze tijd, waarin men liever zelf het heft in handen neemt, dan het lot in handen van een ander (bij conflicten meestal de rechter) te leggen. Onze analyse en bemiddeling stelt alle partijen in staat te ontdekken en te laten blijken wat voor hen belangrijk is. Dit biedt een opening naar een gezonde en respectvolle samenwerking voor de toekomst.

Conflictanalyse en bemiddeling is een maatwerkproduct dat altijd gestart wordt met een inventarisatie van de situatie. Een integriteitsonderzoek kan hiervan onderdeel zijn. Door gesprekken te voeren met alle betrokkenen die invloed hebben op, of ondervinden van het conflict verkrijgen wij inzicht in de totale situatie/problematiek. Alle gesprekken worden door een onafhankelijke derde gevoerd binnen een setting dat als uitgangspunt heeft, dat alle deelnemers de intentie hebben om de situatie te willen oplossen. Tijdens al deze gesprekken is er sprake van een wederzijdse geheimhouding, waardoor in alle openheid gesproken kan worden en de werkelijke belangen kenbaar gemaakt kunnen worden. Op basis van deze bevindingen stellen wij een advies voor het verandertraject op. Dit verandertraject wordt samen met werkgever en werknemer besproken en in een overeenkomst vastgelegd. Het verandertraject kan voor beide partijen ingrijpende gevolgen hebben. Het kan bijvoorbeeld betekenen dat wij adviseren om de teamverantwoordelijke, of de manager te ontheffen van leidinggevende taken en in een geheel andere rol te laten functioneren binnen een andere afdeling.

Voordelen van conflictanalyse en bemiddeling zijn o.a:

• Een conflict wordt tijdig (voor escalatie) opgelost.


• Beide partijen zijn tevreden met de oplossing en/of richting.


• Een gerechtelijke procedure wordt vermeden.


• Werkgever en werknemer hoeven niet uit elkaar.


• De kosten blijven beperkt.


• De samenwerking en oplossing voor beide partijen staat centraal.


• Daar waar bij een procedure een negatieve insteek de boventoon voert, is er bij conflictanalyse en bemiddeling sprake van een positieve benadering van de situatie.

Conflictanalyse en bemiddeling kan door Rondagroep worden uitgevoerd binnen alle organisatievormen, van publiek tot privaat. Met name de publieke sector profiteert uitermate van deze bijzondere vorm van dienstverlening. Want daar waar het bij een advocaat of mediator ontbreekt aan de juiste kennis en inzichten over de sector, kunnen de adviseurs van Rondagroep putten uit een enorme bron aan ervaring.

Conflictanalyse en bemiddeling in de praktijk:
Een voorbeeld van een succesvol afgeronde conflictanalyse en bemiddeling is het traject dat wij doorlopen hebben bij een gemeente in Limburg. Zij wilden graag een onderzoek, analyse en advies omtrent de oplopende spanningen binnen de afdeling Stadstoezicht. De directie was hierover direct (dus zonder tussenkomst van afdelingshoofd of teamleider) benaderd door meerdere werknemers met diverse klachten en mededelingen over de handelingswijze, de werkcultuur en spanningen binnen de organisatie n.a.v. diverse gebeurtenissen.

Om objectief het onderzoek te verrichten hebben wij met weinig voorkennis met alle betrokkenen (werknemers, afdelingshoofd en teamleiders) een vertrouwelijk gesprek gevoerd. Daarbij hebben wij de leidinggevenden tijdens de gesprekken geconfronteerd met hetgeen de werknemers verteld hadden en hen bevraagd over hun visie, strategieën en praktische uitvoeringen. Ook zijn zij bevraagd over de praktijkvoorbeelden en incidenten die op de werkvloer hadden plaatsgevonden.

Op basis van deze gesprekken, verkregen e-mails/documentatie en praktijkvoorbeelden uit deze gesprekken hebben wij de kernpatronen geanalyseerd en een advies uitgebracht. Dit advies bestond niet alleen uit wat te doen met de ontstane situatie, maar ook wat de gemeente zou kunnen doen om te komen tot een goede werkcultuur, een goede teamsamenwerking en een goed functionerende afdeling.

Een van de belangrijkste adviespunten was daarbij dat het zittende afdelingshoofd zijn draagvlak en vertrouwen binnen de afdeling verloren was en niet meer in staat zou zijn om dit binnen een redelijke termijn te kunnen herstellen. Om een juridisch conflict met langdurige procedures en kosten te voorkomen, hebben wij geadviseerd om te komen tot een oplossing dat recht doet aan de belangen van beide partijen, de gemeente en het afdelingshoofd.

De uitkomst hiervan was dat het afdelingshoofd akkoord is gegaan met een alternatieve functie binnen de gemeente, met toekomstperspectief en zonder (al te veel) gezichtsverlies. Al met al een win-win situatie voor beide partijen: de persoon heeft nog steeds werk, geen juridisch conflict en zit niet thuis, de gemeente heeft het probleem binnen de afdeling opgelost, kan verder met de doorontwikkeling van de afdeling, heeft geen juridische procedure en heeft het afdelingshoofd elders effectief kunnen inzetten.